À partir de quand une direction achats doit-elle utiliser un VMS (Vendor Management System) ?

De plus en plus de directions achats s'interrogent sur l'opportunité de s'équiper d'un VMS (Vendor Management System).

À partir de quand ce type d'outil devient-il réellement nécessaire ?

La réponse n'est pas liée à un seuil précis de dépenses, de fournisseurs ou d'acheteurs.

Ni le volume de spend, ni le nombre d'appels d'offres ne permettent, à eux seuls, de déterminer si une organisation a besoin d'un VMS.

La vraie question est ailleurs, car ce n'est pas une question de taille mais de complexité.

Le VMS n'est pas réservé aux grands groupes

Contrairement aux idées reçues, un VMS n'est pas un outil réservé aux grands comptes.

Une direction achats de taille intermédiaire peut parfaitement être confrontée à un haut niveau de complexité, notamment lorsqu'elle gère :

• des services,
• des freelances,
• des cabinets de conseil,
• des ESN.

Ce sont précisément ces catégories d'achats qui rendent le pilotage plus difficile que celui des achats de biens standards.

Un VMS devient pertinent dès lors que cette complexité dépasse ce que permettent de gérer efficacement des outils comme une solution d'e-procurement généraliste ou un ERP seul.

Quand les prestations intellectuelles deviennent stratégiques

Le premier indicateur clair est l'augmentation du volume des prestations intellectuelles et des services dans le périmètre achats.

Cela se traduit souvent par :

• une multiplication des missions ponctuelles,
• des durées variables,
• une grande diversité de profils,
• des TJM difficiles à comparer,
• du gré à gré,
• une dépendance accrue à certains fournisseurs.

Sans outil spécialisé, ces achats deviennent rapidement difficiles à piloter de manière structurée.

C'est précisément à ce moment-là que le recours à un Vendor Management System prend tout son sens.

Quand les métiers réclament plus de fluidité

Un autre signal fort est la pression croissante des métiers sur les processus achats.

Ils souhaitent généralement :

• sourcer plus rapidement des prestataires,
• comparer facilement des profils et des propositions,
• relancer les fournisseurs sans friction,
• suivre l'avancement des missions en temps réel.

En l'absence de VMS, cela conduit souvent à :

• des contournements des processus achats,
• une multiplication des échanges informels,
• une perte de visibilité pour la direction achats,
• une fragmentation de l'information.

Un VMS permet alors de concilier deux objectifs clés :

plus de rapidité pour les métiers et plus de contrôle pour les achats.

Quand les risques deviennent difficiles à maîtriser

À mesure que la complexité augmente, les risques augmentent également.

Un VMS devient indispensable lorsque les directions achats doivent sérieusement adresser :

Les risques budgétaires

• dérives de TJM,
• absence de référentiel tarifaire fiable,
• manque de visibilité sur les engagements globaux,
• difficultés à consolider les dépenses par fournisseur ou par mission.

Les risques juridiques

• contrats hétérogènes,
• dépendance excessive à certains fournisseurs,
• risques liés à la sous-traitance ou aux freelances,
• absence de traçabilité contractuelle claire.

Les risques opérationnels

• manque de suivi des missions en cours,
• absence d'historique structuré,
• perte de savoir lors des changements d'équipe.

Ce que permet concrètement un VMS

Un VMS (Vendor Management System) n'est pas un simple outil de gestion fournisseurs.

C'est une brique du SI achats pour piloter efficacement les prestations intellectuelles et les services.

Un VMS devient nécessaire lorsqu'il faut :

• comparer objectivement les TJM et les propositions,
• sécuriser les processus achats de la demande à la facturation,
• tracer les missions, les profils, les durées et les coûts,
• mesurer la performance fournisseurs de façon homogène,
• garder la maîtrise du panel fournisseurs,
• centraliser l'information dans un outil unique,
• fiabiliser les données pour piloter et décider.

En résumé : quand faut-il un VMS ?

Vous en avez besoin lorsque :

• la gestion de vos PI devient complexe,
• les métiers réclament plus de fluidité,
• les risques financiers, juridiques et opérationnels augmentent.

Ce n'est pas une question de taille.

C'est une question de maturité achats et de complexité opérationnelle.